Upozornění

Přátelé, je to špatné, většina akcí je opět zrušena. Ověřte si raději přímo u pořadatelů jak je to s plánovanými akcemi, některé se budou vysílat v live streamech, jiné jsou posunuty, nebo zcela zrušeny. Bohužel v této situaci nemůžeme ručit za správnost termínů a dostupnosti akcí uvedených na kdykde.cz. Díky za pochopení.

Jak uspořádat úspěšný event?

23. září 2020, 22:12
Jak uspořádat úspěšný event?

Od zahradní párty a plesu přes prezentaci až po soustředění a konferenci. Různé typy akcí mají společné jádro. Pokud si osvojíte obecné zásady pořádání eventů, úspěch máte téměř v kapse. Co se vyplatí znát nejvíce?

Jak zní recept na nezapomenutelnou akci?

To hlavní na začátek: Sešlost pořádáte pro hosty, ne pro sebe. Pokuste se proto vcítit do psychologie hostů: jaké mají potřeby, zájmy,…? Jen tak vymyslíte koncepci, která se jim může zamlouvat.

Finanční prostředky a jiné vnější faktory hrají klíčovou roli. Ovšem bez vnitřního přesvědčení o smyslu akce jen stěží promyslíte všechny detaily. Povrchní příprava může skončit fiaskem.

Občas se převtělte do role účastníka a položte si otázku, zda by vás plánovaná událost nadchla. Hosté si chtějí kromě informací odnést domů také pozitivní dojmy.

Dnes se preferuje spíše méně formální než úzkoprsé pojetí. Na významu nabývá zábava a volná diskuze. Podle mnoha účastníků jsou chvíle, kdy mohou hovořit o čemkoli, co je zajímá, nejlepší částí eventu.

Hostina, nebo půst?

Chcete-li vykouzlit lidem na tváři ještě větší úsměv, vsaďte na bohaté občerstvení, včetně nápojů. Vynechte však tvrdý alkohol a těžká jídla, která mění i výsostné pány v lenivá zvířata. Při rautu si vybere každý, co hrdlo ráčí: od celiaka po dietáře.

Namísto spoléhání se na servis místní restaurace, vykouzlete dobroty sami. Jestli nezvládnete nasytit tolik hladových krků, svěřte úkol kvalitní cateringové firmě.

Nenuťte hosty zabalit si na cestu řízek v chlebu. Jídlo a pití tvoří často největší položku výdajů, ovšem také nejdůležitější faktor spokojenosti hostů, jak zjistila OnePoll.

Okořeňte svobodu

Volná zábava bez doprovodného programu nebaví. Pro zahnání nudy na větších akcích je často zapotřebí i vystoupení umělců či kapely.

Vyberte správný termín

Jak dlouho vám zaberou přípravy akce? Jaké jsou časové možnosti účastníků, roční období a počasí? Spadá na daný termín víkend, státní svátek nebo prázdniny? Nekoliduje váš event s jiným? Správná volba data pro „den D“ je základním pilířem úspěchu.

Jak vybrat vhodné místo konání?

Prostory by měli odpovídat:

  • počtu pozvaných osob,
  • zaměření události.

Zatímco pro akce na úrovni je zapotřebí například zámek nebo mezinárodní kongresový hotel, u teambuildingového eventu si můžete dovolit zázemí nižší úrovně typu vinný sklípek či golfové hřiště.

Věnování zvýšené pozornosti volbě místa je základ vydařené akce.

Měnit termín či místo konání, nedejbože po rozeslání pozvánek, poukazuje na neprofesionalitu.

Avízo: dobrý nápad?

Případné zájemce je vhodné informovat s několikaměsíčním předstihem o významné či déletrvající akci. Možnost zabookovat si termín předem zvýší pravděpodobnost jejich účasti. Fintou pro snížení zrušených účastí je nastavení platby předem a odpudivých stornovacích podmínek.

Na rozeslání pozvánek s programem a informacemi přijde čas až poté, co získáte hrubou představu o akci. Tištěná a elektronická forma pozvánky se shodují v míře odezvy.

Nestačí jen čekat, jestli se účastníci pohrnou. Průběžně evidujte hosty a na základě odezvy dolaďujte přípravu s ohledem na specifické požadavky účastníků.

Jak vykročit na akci správnou nohou?

Před zahájením eventu zajistěte tři věci:

  • Zapište si, co potřebujete zařídit na místě. Díky seznamu úkolů nemusíte spoléhat na (děravou) hlavu.
  • Dbejte na odpočatost a vaši celkovou duševní pohodu.
  • Ještě jednou se ujistěte, že jste po všech připraveni. Nezapomněli jste třeba najmout kameramana?

Jak ze všeho nezešílet?

Příprava skupinové akce dá zabrat z časového i organizačního hlediska. Písemná dokumentace, případně alespoň stručné poznámky, proto tvoří alfu omegu pro pořadatele, zejména ty, jimž příroda nenadělila do vínku organizovanost.

Zejména doporučujeme zapisovat:

  • úkoly k vyřízení,
  • nápady,
  • poznatky a nečekaná zjištění,
  • usnesení, které přinesla fáze přípravy.

Výhodou je více pořadatelů, kteří si mohou „rozdělit břemeno“ při přípravách i konání události.

Po akci relax? Sotva!

Jakmile se účastníci rozprchnou, co nejdůkladněji reflektujte zkušenost. Zapište si zejména:

  • množství zkonzumovaného jídla a pití,
  • celkové náklady,
  • co se (ne)svědčilo,
  • nápady pro zlepšení budoucí akce.

Vyhnete se tak časté chybě „organizace několikáté akce jako první“.

V hlavách účastníků se skrývají postřehy. Proto po skončení eventu rozešlete e-mail s poděkováním a žádostí o zpětnou vazbu. Odvážní pořadatelé požádají také o referenci.

Dejte vědět o své akci

Nedovolte, aby se účast blížila nule. Existuje nespočet možností propagace. V době, kdy zíráme do obrazovek přes deset hodin denně a čtení nás nudí, on-line video reklama je trefa do černého.

Efektivní spot rezonuje s charakterem akce a srdcem vaší cílovky. Pokud si myslíte, že na tvorbu reklamy nemáte čas nebo zkušenosti, svěřte úkol profesionálům, například české video produkci Love & Peace Production.

Úspěch akce má kořeny v ovládnutí virtuálního světa. Lubomír Novohradský, český cestovatel a hlavní osobnost produkčního studia, při svém podnikání od nuly v Asii musel zjistit, jak přilákat lidi.

Proč událost vůbec pořádat?

Výše uvedené skutečnosti nemají od pořadatelství odrazovat, ale spíše dokazovat platnost přirovnání „bez práce nejsou koláče“.

Eventy představují cestu k budování dobré péče o zákazníky a pověsti i novým obchodním příležitostem. Vznikají tak spojení s potencionálními partnery a udržují se vztahy se stávajícími přáteli. Ukažte, že umíte dělat obchod i zábavně.

Navíc znáte lepší způsob, jak prezentovat vaše produkty či služby?

Firemní akce přispívají k dobré atmosféře na pracovišti, neboť se zaměstnanci vzájemně hlouběji poznají.

Nejen vzpomínka na celý život?

Míra sledovanosti koreluje s povědomím o značce a jejím závazku ke kvalitě.

Výsledek v podobě pěti roztřesených třicetiminutových záběrů splácaných z mobilů hostů vyvolává dojem, že stejně přistupujete k produktům zákazníků.

Pokud se spolehnete na profesionální kameramany, vysíláte zprávu o tom, jak si vážíte kvality v každé oblasti. České studio Love & Peace Production navíc ví, jak natáčet bez obtěžování hostů.

Pouze kvalitní video produkce spojená s precizní postprodukcí vystihne atmosféru i smysl vaší události.

Na profesionály nejsou peníze!

Málokterý pořadatel si může dovolit, aby jeho tučný eventový rozpočet ještě přibral na váze kvůli marketingu. Lubomír Novohradský však věří, že každá událost si zaslouží spatřit světlo internetu. Proto se lze dohodnout s jeho produkčním studiem na ceně „pro běžné smrtelníky“. Přestože výsledek zřejmě netrumfne hollywoodský trhák, za zvěčnění vašeho eventu se rozhodně nebudete stydět.

Spolehněte se na kvalitní video produkci, která má v rukávu arzenál populárních „šotů“, od produktových videí po dokumenty. Například

Asian Caviar alias Bird's Nest in Huế